Kennst du das auch? Deine To-do-Liste wird immer länger, du fühlst dich komplett gestresst und hast das Gefühl, nichts mehr so richtig zu schaffen? Dann ist es vielleicht Zeit, deinen Arbeitsalltag ein wenig umzustrukturieren und eine Zeitmanagement-Methode kennenzulernen, die dir mehr Konzentration, Fokussierung und Produktivität – und am Ende weniger Stress bringt. Deshalb stellen wir dir heute die Pomodoro Technik vor. 

Die Pomodoro Technik – 25 Minuten volle Konzentration

Die Pomodoro Technik, oder auch Pomodoro-Methode, wurde in den 80er Jahren von Francesco Cirillo erfunden – und zwar während seines Studiums. Er hatte nämlich Schwierigkeiten, seinen überfüllten Lehrplan zu händeln und erfand daher eine Methode, um sich besser konzentrieren zu können. Er teilte  seine „Konzentrationsphasen“ in kurze Abschnitte und legte zwischen diesen Abschnitten immer Pausen ein. 

Warum „Pomodoro“?

Das Wort „Pomodoro“ hat eigentlich nichts mit Zeitmanagement zu tun. „Pomodoro“ heißt auf Italienisch einfach „Tomate“. Aber damals waren in Italien Küchenwecker in Form von Tomaten super angesagt und auch Cirillo nutzte so einen Tomaten-Wecker, um seine Zeit zu stoppen. Daher einfach der Name 😉 . 

Pomodoro Technik

Strukturiert und fokussiert dank Pomodoro Technik!

Foto: ©Art of Ngu, Adobe Stock

Wie funktioniert die Pomodoro Technik?

Das ist das Beste – total einfach. Wir gehen die Methode jetzt mal Schritt für Schritt mit dir durch und du wirst sehen, du verstehst sie auf Anhieb:

  1. Schnapp dir deine To-do-Liste und einen Timer. Keine Sorge, auch mit einem Handytimer funktioniert das, es muss kein Tomatenwecker sein 😉 . 
  2. Such dir den dringlichsten Punkt deiner To-do-Liste heraus (Prioritätensetzung!) und überleg dir, welche Aufgabe du in der ersten Phase deines Pomodoro Ablaufes erledigen willst/musst. 
  3. Stell deinen Wecker auf „1 Pomodoro“ – sprich 25 Minuten ein. 
  4. Konzentrier dich voll und ganz auf deine Aufgabe. Das heißt: KEINE ABLENKUNG! Handy stummschalten oder in den Flugmodus setzen, E-Mail-Fach schließen oder stummschalten, Bürotür zumachen, im Großraumbüro Kopfhörer aufsetzen etc. 
  5. Wenn dein Wecker klingelt, hak deine Aufgabe auf deiner Liste ab – wenn sie abgeschlossen ist – und mach 5 Minuten Pause. Das heißt auch wirklich Pause machen. Nicht mal eben Mails checken oder bei Insta reinschauen. Entspann deinen Geist und Körper. Geh kurz an die frische Luft, mach ein paar Lockerungsübungen, iss einen Apfel – egal. Aber belohn dich mit einer wirklichen Pause.
  6. Und dann geht`s wieder los: 25 Minuten auf deinem Timer stellen und vollkonzentriert durchpowern. 
  7. Danach kommt wieder eine Pause von 5 Minuten. 
  8. Und jetzt ganz wichtig: Nach vier Pomodori – also nach vier Durchgängen bzw. ca. 2 Stunden Arbeit – solltest du eine längere Pause machen. Nimm dir ruhig 15 bis 30 Minuten Zeit. Deine Konzentration lässt nach dieser Zeit ohnehin nach und du wirst auf lange Sicht mehr schaffen, wenn du diese Pausen auch wirklich machst und einhältst. 
  9. Danach kannst du wieder von vorne beginnen, im selben Rhythmus, bis deine Aufgabe abgeschlossen oder dein Arbeitstag zu Ende ist. 
Pomodoro Technik

Bild: Canva

Warum und wann funktioniert die Pomodoro Technik?

Diese Zeitmanagement-Methode besticht in erster Linie durch ihre Einfachheit. Du musst keine langen Anleitungen dazu verinnerlichen, brauchst kein Extra-Coaching, sondern nur einen Wecker.

Außerdem lernst du, wenn du sie konsequent anwendest, Ablenkungen zu minimieren. Denn seien wir mal ganz ehrlich – gerade bei Aufgaben, die wir nicht sooooo gerne machen, lassen wir uns leicht ablenken und dies stört unseren Konzentrationsfluss. Da ein Pomodoro aber lediglich 25 Minuten lang ist, ist die Gefahr, etwas „zu verpassen“ nicht groß. Jeder kann mal eine halbe Stunde auf einen Rückruf warten.

Ebenfalls ein Grund, warum die Pomodoro Methode gut funktioniert, ist der Fakt, dass wir uns ohnehin nicht viel länger als eine halbe Stunde voll konzentrieren können. Da ergibt es durchaus Sinn, diese Hochkonzentrationsphase von Vornherein zu nutzen. Das wird deine Produktivität steigern.

Der Belohnungseffekt bei dieser Methode ist ebenfalls ein Pro-Argument. Du kannst deine Aufgaben quasi am laufenden Band abhaken oder zumindest Teilaspekte einer Aufgabe. Das Gefühl der immer länger werdenden To-do-Liste wird dadurch minimiert.

Gerade für Menschen, die sich nicht gut selbst organisieren und strukturieren können und gerne mal im Chaos versinken, hilft die Einteilung in Pomodori super, eine klare Struktur in den Arbeitsalltag zu bringen. Du weißt immer genau, wann du arbeiten und wann du Pause machen kannst.

Du bist weniger schnell erschöpft! Bei einer konsequenten Einhaltung der Pomodoro Technik helfen dir die Pauseneinheiten, nicht zu viel Stress zu empfinden und du wirst langfristig gesünder und produktiver arbeiten können.

Pomodoro Technik

Bild: © Canva

Wann funktioniert die Pomodoro Technik nicht?

Natürlich ist diese Methode nicht für jeden und auch nicht für jede Aufgabe geeignet. Manche Aufgaben lassen sich schwer in feste Zeiteinheiten einteilen, 25 Minuten mögen auch mal zu kurz sein. Auch kann es sein, dass du nach einer 5-Minuten-Pause Schwierigkeiten hast, dich sofort wieder auf das Thema zu konzentrieren und von deinen 25 Minuten Arbeitsphase dann schonmal die Hälfte weg ist, weil du dich wieder reindenken musst. Du würdest also deinen eigenen Workflow behindern, wenn du schon nach einer relativ kurzen Arbeitsphase Pause machst – da kann der Timer, der dann klingelt für Frustration sorgen. 

Und klar: Es ist nicht immer möglich, alle Ablenkungen vollkommen von sich fernzuhalten. Der starre Rhythmus der Pomodori passt nicht zu  allen Arbeitsanforderungen, vor allem dann nicht, wenn unerwartete Aufgaben dazwischenkommen. 

Betrachte das Pomodoro Prinzip nicht allzu starr

Du selbst kennst deinen Arbeitsalltag am besten. Und jeder von uns arbeitet auch anders. Wenn du ohnehin ein total fokussierter, strukturierter Mensch bist, brauchst du keine Zeitmanagement-Technik, die dir Struktur bringt. Aber: Dann erinnert dich dein Wecker vielleicht trotzdem ganz sinnvoller Weise daran, auch mal Pause zu machen. 

Oder du hast vielleicht manche Arbeitstage, an denen es aufgrund von Rahmenbedingungen (durch ständige Meetings, Großraumbüro-Atmosphäre o. ä.) schlichtweg nicht möglich ist, deine eigene Einteilung zu schaffen.

Trotzdem kannst du die Pomodoro Technik für bestimmte Aufgaben nutzen. Denn was zeigt uns die Methode ganz klar? Dass wir 

  • Struktur und Prioritätensetzungen brauchen, um produktiv zu sein, 
  • Pausen brauchen, um nicht irgendwann in einen Erschöpfungszustand zu gleiten,
  • nur eine begrenzte Zeit lang konzentriert arbeiten können, 
  • Ablenkungen minimieren müssen. 

Also wag doch einfach mal einen Versuch, du kannst dabei sicherlich nur gewinnen 🙂 .

Pomodoro Methode

Bild: Canva

Weitere Zeitmanagement-Methoden

Es gibt auch viele andere Zeitmanagement-Methoden, die dir helfen können, deine To-do-Liste ohne zu viel Stress im Kopf abzuarbeiten. Wir möchten dir hier noch zwei nennen, da sie dir auch bei der Pomodoro Technik helfen können. 

Die Eisenhower-Methode

Bei der Eisenhower-Methode geht es um echte Prioritätensetzung. Warum „echte“? Weil wir dazu neigen, Wichtiges zuerst abzuarbeiten und Unwichtiges nach hinten zu schieben. Dadurch wird unsere To-do-Liste aber immer nur noch länger. Das bedeutet: Echte Prioritätensetzung lässt zu, dass wir Aufgaben STREICHEN.

Bei der Eisenhower-Methode unterteilst du deine Aufgaben in vier Kategorien:

  1. Do – Erledigen
  2. Decide – Terminieren
  3. Delegate – Delegieren
  4. Delete – Entfernen 

Um diese Kategorien zu finden, kannst du dir folgende Fragen stellen:

  1. Welche Aufgaben sind dringend? 
  2. Welche Aufgaben sind wichtig?
  3. Was kann ich delegieren?
  4. Welche Aufgaben kann ich streichen? 

Eat the frog

Diese Methode ist empfehlenswert für dich, wenn du dazu neigst, Unliebsames aufzuschieben. Beim „Eat the frog“ geht`s einfach darum, die Aufgaben zuerst zu erledigen, die man nicht gerne macht, damit man es hinter sich hat. Dann ist das geschafft und du kannst es abhaken. 

Beide Methoden unterstützen dich bei der Ausführung der Pomodoro Technik. Denn sie strukturieren deine To-do-Liste vorab, helfen dir, deine Zeit in Intervalle einzuteilen und beugen wie alle Zeitmanagement-Prinzipien Stress, Burn out und Erschöpfung vor. 

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Unser Online-Kurs ist wissenschaftlich entwickelt, ärztlich geleitet und kann von deiner Krankenkasse erstattet werden!

Du hast vorab noch Fragen dazu? Kein Problem. Dann frag 😉 . Dein erster Schritt auf diesem Weg ist unverbindlich und komplett kostenfrei: einfach Kontakt zu uns aufnehmen. Wir erklären dir, wie wir dich unterstützen können – und am Ende entscheidest du!

Liebe Grüße

von Peter und Anne-Brit von Gesünder werden.jetzt!

Über den Hauptautor

Über den Hauptautor

Prof. Dr. med. Peter Schulte

Wer hier bloggt: Prof. Dr. med. Peter Schulte: Facharzt für Allgemein‑, Sport- und Notfallmedizin, ärztlicher Psychotherapeut, Coach für Entspannungsverfahren und zertifizierter Stresstherapeut. Außerdem als Professor für Prävention und Betriebliches Gesundheitsmanagement an der Hochschule Weserbergland in Action :-). Und natürlich: Initiator von Gesünder werden.jetzt!
Über die Co-Autorin

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Anne-Brit Gäbel

Wer hier ebenfalls als Co-Autorin bloggt: Anne-Brit Gäbel ist freie Redakteurin und unterstützt Peter schon seit Jahren bei seinen Projekten. Nicht nur, weil sie in ihrer Arbeit stets einen Sinn sucht und es toll findet, an etwas teilhaben zu können, was Menschen wirklich hilft, sondern auch, weil Peter ein Mensch ist, dessen Glas immer halb voll ist und der zu (fast) jeder Idee sagt: Machen wir!
Und mit solchen Menschen zu arbeiten, ist immer gut für die Psychohygiene und damit ein guter Weg zum Gesünder werden.jetzt!